BERKOMUNIKASI DENGAN BAWAHAN

Berkomunikasi dengan BawahanTeman saya Sabariah, seorang guru, mengeluh tentang kepala sekolahnya, “Bapak itu bisanya cuman perintah dan marah-marah saja, sebenarnya dia itu nggak ngerti apa-apa”, katanya dengan nada kesal. Sepertinya bukan hanya Sabariah yang pernah mengatakan seperti itu, mungkin Anda juga pasti sudah banyak mendengar keluhan yang sama dari teman-teman Anda.

Memang, pada umumnya bos atau atasan cenderung berkomunikasi dengan anak buah dalam bentuk satu arah saja. Dalam memberikan informasi ataupun instruksi, para atasan kurang memperhatikan kondisi dan kebutuhan dari anak buahnya. Hal itu membuat anak buah tidak sungguh-sungguh mengerti apa yang dimaksudkan oleh atasannya. Akhirnya atasan kecewa dan marah-marah.

Apabila Anda mengharapkan anak buah Anda melakukan sesuai dengan yang Anda maksudkan, maka Anda harus mengkomunikasikannya dengan jelas. Berikut ini, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan ketika berkomunikasi dengan anak buah :

  • Anda harus menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh anak buah. Sesuaikan bahasa Anda dengan tingkat pendidikan dan kebiasaan mereka.
  • Anda bisa memberikan illustrasi, gambar ataupun contoh-contoh yang bisa membuat mereka semakin memahami maksud Anda.
  • Berikan kesempatan bagi mereka untuk bertanya.
  • Tanyakan kembali apakah mereka sudah mengerti apa yang Anda sampaikan. Minta mereka menjelaskan apa yang sudah mereka pahami. Kalau belum sesuai, segera dibenarkan dan minta mereka menjelaskannya kembali.
  • Berika pujian dan motivasi agar mereka melaksanakan instruksi Anda dengan baik.
  • Bimbinglah mereka dalam melaksanakan pekerjaan yang Anda berikan.
  • Pemperhatikan dan berempatilah atas persoalan-persoalan yang mereka hadapi.

Kalau anak buah Anda sudah bekerja dengan baik, maka target-target yang Anda berikanpun akan tercapai. Dengan demikian Anda bisa bergerak lagi ke arah pencapaian yang lebih tinggi.

Ronny Siagian

Advertisements

BERKOMUNIKASI DENGAN REKAN KERJA

Effective-CommunicationBerkomunikasi dengan rekan kerja adalah aktifitas yang mau tidak mau harus Anda kerjakan. Bahkan setiap hari. Anda tidak bisa mengelak dari aktifitas tersebut.

Coba banyangkan, di pagi hari Anda datang ke kantor, seharian tidak berbicara dengan siapapun. Anda memilih berdiam diri saat menunggu mesin foto copy dan printer yang masih dipergunakan orang lain. Anda hanya menggelengkan kepala ketika seseorang menanyakan sesuatu kepada Anda. Dan ketika mengikuti rapat, Anda memilih untuk berdiam diri. Anda mengerjakan sendiri segala sesuatu yang Anda butuhkan. Makan siang sendirian, pulang kerjapun tanpa pamitan. Sepertinya hal itu tidak akan mungkin terjadi bukan.

Sesungguhnya komunikasi dengan rekan kerja akan selalu Anda kerjakan. Tapi yang perlu Anda perhatikan adalah bagaimana berkomunikasi yang baik dengan mereka. Komunikasi yang baik akan menciptakan suasana yang nyaman bagi Anda dalam meniti karier.

Berikut adalah beberapa tips yang perlu Anda perhatikan dalam berkomunikasi dengan rekan kerja :

  • Menyapa rekan kerja dengan ucapan selamat pagi, merupakan komunikasi pembuka yang paling baik. Anda bisa menyapa dengan “apa kabar?” ketika mereka terlihat kurang ceria. Tunjukkan sikap empati pada saat mereka sedang bersedih atau sedang ada masalah. Anda bisa menawarkan bantuan kalau mereka terlihat membutuhkannya.
  • Berikanlah pujian untuk sesuatu yang patut dipuji kepada rekan Anda. Tapi jangan lakukan kalau hanya berbasa-basi.
  • Kalau Anda meminta bantuan dari mereka, mintalah dengan cara yang sopan.
  • Kalau Anda mengetahui bahwa rekan Anda melakukan kesalahan atau kekeliruan, sampaikanlah dengan cara yang bijak. Jangan sampai mereka merasa dihakimi atau dijatuhkan. Perlihatkanlah bahwa Anda melakukannya agar dia menyadari dan menjadi lebih baik.
  • Kalau Anda ingin memberikan pendapat atau masukan dalam suatu pembicaraan, diskusi atau meeting, lakukanlah dengan cara yang sopan, tanpa ada tendensi hanya menguntungkan diri sendiri.
  • Kalau Anda secara sengaja atau tidak sengaja melakukan kesalahan, maka berbesar hatilah untuk mengakuinya dan meminta maaf kepada orang yang sudah Anda repotkan atau lukai.
  • Jagalah kerahasian dari rekan kerja Anda.

Ronny Siagian

BERKOMUNIKASI DENGAN ATASAN

Berkomunikasi dengan Atasan

Cara Anda berkomunikasi dengan atasan merupakan salah satu kunci kesuksesan dalam meniti karier. Kenapa ? karena atasan Anda adalah orang yang paling menentukan dalam mempromosikan Anda ke jenjang yang lebih tinggi. Oleh karena itu Anda harus berhati-hati ketika berkomunikasi dengan atasan Anda.

Anda harus bisa mengoptimalkan setiap kesempatan untuk berkomunikasi dengan atasan Anda. Mungkin Anda tidak memiliki banyak waktu untuk berkomunikasi dengan atasan, oleh karena itu Anda harus mampu berkomunikasi dengan efektif.

Pada umumnya bentuk komunikasi dengan atasan adalah : mendengarkan, memahami dan mengerjakan instruksi dari atasan dan kemudian melaporkan hasil yang sudah Anda kerjakan kepada atasan Anda tersebut.

Mendengarkan

Komunikasi yang efektif dimulai dari kemampuan dalam mendengar. Anda harus mendengarkan setiap pembicaraan atasan dengan seksama. Perlihatkan keseriusan dan antusiasme dalam mendengarkan informasi atau instruksi dari atasan Anda.

Keseriusan dan antusiasme dari seseorang dalam mendengar, bisa dilihat dari sikapnya pada saat mendengar. Orang yang sibuk mempermainkan sesuatu, atau melirik kesana-kemari, atau pandangannya terlihat kosong, pastilah bukan orang yang serius dalam mendengarkan.

Bagaimana dengan Anda ? Seperti apakah sikap Anda ketika mendengar atasan berbicara ? Apakah Anda mendengarkannya dengan serius ? atau Anda mengangguk-anggukkan kepala, padahal Anda tidak mengerti apa yang dibicarakan atau yang diinstruksikannya ? Kalau seperti itu, apa yang Anda kerjakan, tidak akan sesuai dengan harapan atasan Anda. Akhirnya dia akan kecewa dengan Anda.

Oleh karena itu kemampuan dalam mendengar merupakan bentuk komunikasi yang sangat penting untuk diperhatikan.

Bertanya dan Memberi Tanggapan

Jangan keliru, seorang bawahan yang baik bukanlah orang yang melakukan semua instruksi  dari atasannya tanpa pertimbangan apapun. Oleh sebab itu, apabila Anda belum mengerti apa yang dimaksudkan oleh atasan, haruslah Anda tanya. Demikian juga apabila Anda merasa perlu memberikan ide, untuk memperkuat ataupun merubah instruksi dari atasan Anda, lakukanlah dengan cara yang sopan dengan alasan-alasan yang kuat, supaya Anda tidak dianggap sebagai karyawan yang sulit diatur.

Untuk itu, Anda harus mempelajari karakter dari atasan, agar Anda bisa mencari waktu dan sikap yang tepat untuk berkomunikasi dengan dia.

Melaporkan

Teknik serta etika dalam melapor adalah sesuatu yang bisa dipelajari dengan mudah. Berikut, beberapa tips yang perlu Anda perhatikan dalam membuat laporan (lisan ataupun tulisan) :

  • Buatlah konsep atau poin-poin yang akan Anda laporkan kepada atasan Anda. Cara ini secara otomatis akan membuat Anda menguasai  maksud dan tujuan dari laporan tersebut. Dari konsep tersebut, Anda juga bisa mengantisipasi respon dari atasan Anda.
  • Laporan harus mudah dimengerti. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah-istilah yang terlalu canggih. Laporan yang baik dan efektif tidak dinilai dari canggihnya kata-kata dan kalimat yang tertulis dalam laporan, akan tetapi laporan yang mudah dimengerti oleh  yang semua orang, itulah yang paling efektif.
  • Laporan tertulis harus dibuat secara sistematis, dengan urutan : latar belakang, tujuan, analisa dan kesimpulan serta ide-ide yang perlu Anda sampaikan. Tuliskan atau sampaikan dalam bahasa yang mudah dimengerti.
  • Berbicaralah dengan jelas. Jangan sampai atasan Anda kesal karena suara Anda tidak kedengaran, atau karena cara pengucapan Anda yang tidak jelas.
  • Perhatikan etika dalam menyampaikan laporan, jangan sampai ada tendensi menyalahkan pihak-pihak tertentu. Setelah itu, Anda harus terbuka terhadap kritikan dan masukan dari atasan atau pihak lain.
  •  Pada saat berbicara dengan atasan, hindari cara mengutarakan sesuatu seolah-olah kedudukan Anda setingkat dengan dia. Hindari pembicaraan yang terlalu pribadi. Ingatlah bahwa keakraban ada batasnya pada saat Anda berada di lingkungan kerja. Biarkan atasan mengendalikan pembicaraan, Anda haru bisa mengantisipasinya. Sesuaikan selera humor. Hindari cerita yang dapat menghina atasan.

Ronny Siagian