BERKOMUNIKASI DENGAN ATASAN

Berkomunikasi dengan Atasan

Cara Anda berkomunikasi dengan atasan merupakan salah satu kunci kesuksesan dalam meniti karier. Kenapa ? karena atasan Anda adalah orang yang paling menentukan dalam mempromosikan Anda ke jenjang yang lebih tinggi. Oleh karena itu Anda harus berhati-hati ketika berkomunikasi dengan atasan Anda.

Anda harus bisa mengoptimalkan setiap kesempatan untuk berkomunikasi dengan atasan Anda. Mungkin Anda tidak memiliki banyak waktu untuk berkomunikasi dengan atasan, oleh karena itu Anda harus mampu berkomunikasi dengan efektif.

Pada umumnya bentuk komunikasi dengan atasan adalah : mendengarkan, memahami dan mengerjakan instruksi dari atasan dan kemudian melaporkan hasil yang sudah Anda kerjakan kepada atasan Anda tersebut.

Mendengarkan

Komunikasi yang efektif dimulai dari kemampuan dalam mendengar. Anda harus mendengarkan setiap pembicaraan atasan dengan seksama. Perlihatkan keseriusan dan antusiasme dalam mendengarkan informasi atau instruksi dari atasan Anda.

Keseriusan dan antusiasme dari seseorang dalam mendengar, bisa dilihat dari sikapnya pada saat mendengar. Orang yang sibuk mempermainkan sesuatu, atau melirik kesana-kemari, atau pandangannya terlihat kosong, pastilah bukan orang yang serius dalam mendengarkan.

Bagaimana dengan Anda ? Seperti apakah sikap Anda ketika mendengar atasan berbicara ? Apakah Anda mendengarkannya dengan serius ? atau Anda mengangguk-anggukkan kepala, padahal Anda tidak mengerti apa yang dibicarakan atau yang diinstruksikannya ? Kalau seperti itu, apa yang Anda kerjakan, tidak akan sesuai dengan harapan atasan Anda. Akhirnya dia akan kecewa dengan Anda.

Oleh karena itu kemampuan dalam mendengar merupakan bentuk komunikasi yang sangat penting untuk diperhatikan.

Bertanya dan Memberi Tanggapan

Jangan keliru, seorang bawahan yang baik bukanlah orang yang melakukan semua instruksi  dari atasannya tanpa pertimbangan apapun. Oleh sebab itu, apabila Anda belum mengerti apa yang dimaksudkan oleh atasan, haruslah Anda tanya. Demikian juga apabila Anda merasa perlu memberikan ide, untuk memperkuat ataupun merubah instruksi dari atasan Anda, lakukanlah dengan cara yang sopan dengan alasan-alasan yang kuat, supaya Anda tidak dianggap sebagai karyawan yang sulit diatur.

Untuk itu, Anda harus mempelajari karakter dari atasan, agar Anda bisa mencari waktu dan sikap yang tepat untuk berkomunikasi dengan dia.

Melaporkan

Teknik serta etika dalam melapor adalah sesuatu yang bisa dipelajari dengan mudah. Berikut, beberapa tips yang perlu Anda perhatikan dalam membuat laporan (lisan ataupun tulisan) :

  • Buatlah konsep atau poin-poin yang akan Anda laporkan kepada atasan Anda. Cara ini secara otomatis akan membuat Anda menguasai  maksud dan tujuan dari laporan tersebut. Dari konsep tersebut, Anda juga bisa mengantisipasi respon dari atasan Anda.
  • Laporan harus mudah dimengerti. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah-istilah yang terlalu canggih. Laporan yang baik dan efektif tidak dinilai dari canggihnya kata-kata dan kalimat yang tertulis dalam laporan, akan tetapi laporan yang mudah dimengerti oleh  yang semua orang, itulah yang paling efektif.
  • Laporan tertulis harus dibuat secara sistematis, dengan urutan : latar belakang, tujuan, analisa dan kesimpulan serta ide-ide yang perlu Anda sampaikan. Tuliskan atau sampaikan dalam bahasa yang mudah dimengerti.
  • Berbicaralah dengan jelas. Jangan sampai atasan Anda kesal karena suara Anda tidak kedengaran, atau karena cara pengucapan Anda yang tidak jelas.
  • Perhatikan etika dalam menyampaikan laporan, jangan sampai ada tendensi menyalahkan pihak-pihak tertentu. Setelah itu, Anda harus terbuka terhadap kritikan dan masukan dari atasan atau pihak lain.
  •  Pada saat berbicara dengan atasan, hindari cara mengutarakan sesuatu seolah-olah kedudukan Anda setingkat dengan dia. Hindari pembicaraan yang terlalu pribadi. Ingatlah bahwa keakraban ada batasnya pada saat Anda berada di lingkungan kerja. Biarkan atasan mengendalikan pembicaraan, Anda haru bisa mengantisipasinya. Sesuaikan selera humor. Hindari cerita yang dapat menghina atasan.

Ronny Siagian

Advertisements

BERKOMUNIKASI DENGAN BAIK

Foto Ronny SiagianSebagai seorang karyawan tentunya Anda sudah sering diperhadapkan dengan berbagai masalah di tempat Anda bekerja. Memang, dimanapun kita bekerja, masalah akan selalu ada, tidak akan pernah habis. Tapi kalau kita perhatikan, ternyata kebanyakan permasalahan lebih disebabkan karena kurang efektifnya komunikasi diantara para karyawan.

Kesalahan desain produk yang terjadi di perusahaan manufaktur, bukan semata-mata karena para insinyur tidak bisa mengerjakannya, akan tetapi karena adanya perbedaan persepsi atas informasi yang diterima. Instruksi dari pimpinan yang tidak dilaksanakan oleh anak buah bukan karena anak buah yang membangkang, akan tetapi lebih sering karena mereka tidak mengerti dengan jelas isi dan maksud dari instruksi tersebut. Demikian juga dengan tindakan atau keputusan yang diambil oleh pimpinan, menjadi tidak tepat sasaran karena informasi yang diterima oleh anak buah tidak mencukupi.

Karena banyaknya masalah komunikasi yang timbul di dalam organisasi, maka para pemimpin selalu menekankan akan pentingnya menjalin komunikasi diantara para karyawannya.

Kemampuan berkomunikasi menjadi suatu keharusan bagi seorang karyawan dalam menjalankan tugasnya sehari-hari. Namun lebih dari itu, kemampuan berkomunikasi yang efektif, bisa menjadi sarana untuk meningkatkan karier seorang karyawan di tempatnya bekerja.

Yanto seorang karyawan baru yang diterima sebagai stock keeper di gudang alat-alat berat di salah satu mine site dari perusahaan kontraktor tambang milik orang asing, tentu pengalamannya masih kalah dibandingkan dengan karyawan-karyawan seniornya. Namun kemampuannya dalam berbahasa Inggris membuat dia menjadi orang yang dipercaya oleh superintendentnya dalam memberitahu tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh karyawan lainnya. Kemampuannya dalam memahami pembicaraan dan pemikiran dari superintendentnya dan kemudian kemampuannya dalam mengomunikasikannya kepada karyawan lain, membuat dia dipercaya menjadi seorang pemimpin kelompok (group leader).

Mungkin Anda juga sering mendengar atau memperhatikan bahwa mereka yang menguasai teknik-teknik berkomunikasi yang baik, terlihat lebih menonjol dan menjadi seorang pemimpin dimanapun dia berada. Oleh karena itu, apabila karier Anda ingin melejit,  pelajarilah cara berkomunikasi yang efektif.

Ada banyak model komunikasi yang terjadi diantara karyawan, namun yang akan kita bahas dalam bab ini adalah bentuk komunikasi yang terjadi diantara para karyawan berdasarkan hirarki atau struktur organisasi.

  • Berkomunikasi dengan Atasan
  • Berkomunikasi dengan Rekan Kerja
  • Berkomunikasi dengan Bawahan

Ronny Siagian

PERCAYA DIRI ( Bagian 3 Habis )

MENGEMBANGKAN RASA PERCAYA DIRI

self confidenceBanyak sekali teori yang bisa kita pelajari untuk mengembangkan rasa percaya diri, bahkan saat ini kita tidak akan terlalu sulit menemukan sekolah, kursus-kursus atau seminar yang bisa diikuti untuk mengembangkan rasa percaya diri kita. Apapun itu, Anda perlu mencobanya dan berusaha menerapkannya.

Ikutilah tips-tips berikut ini agar Anda bisa mengembangkan rasa percaya diri Anda.

  •  Jangan terlalu menilai diri.

Semakin lama Anda menilai diri Anda sendiri maka semakin banyak kelemahan yang Anda temui dalam diri Anda sendiri. Oleh karena itu tidak usah berlama-lama untuk menilai diri Anda sendiri. Memang teknik SWOT ( Strengths, Weaknesses, Obstacles and Threats) bisa digunakan untuk mengevaluasi diri sendiri, tapi sebaiknya tidak usah berlama-lama dalam mencari  tahu apa weakness Anda. Karena kalau Anda tidak bisa menyikapi kelemahan Anda dengan positif, maka bukan sesuatu yang baik yang Anda dapat, justru Anda menjadi semakin tidak percaya diri dengan semua kelemahan yang Anda miliki tersebut.

Dalam acara kebersamaan, ada kalanya setiap anggota team diminta untuk saling terbuka untuk memberitahukan kekurangan rekan kerjanya, dengan maksud agar orang tersebut bisa memperbaikinya. Tapi sering sekali team bukannya semakin solid malah semakin berantakan.

  •  Positive thingking

Continue reading

PERCAYA DIRI (Bagian 2)

MENGAPA ANDA TIDAK PEDE ?

Confidence_ImageApa reaksi Anda ketika Anda diberi kesempatan untuk mengerjakan suatu pekerjaan yang lebih besar yang belum pernah Anda lakukan sebelumnya ? Bagaimana perasaan Anda ketika diminta menghadap bos besar Anda ? Apakah Anda akan merasa bergairah untuk menyambut tantangan itu, atau mungkin malah takut ?

Saya yakin bahwa Anda memiliki keinginan untuk mendapatkan posisi yang lebih tinggi dalam karier Anda. Namun nyatanya, keinginan Anda hanya sekedar angan-angan. Mengapa demikian ? Karena Anda kurang percaya diri.

Kenapa seseorang menjadi kurang percaya diri dalam berbagai hal. Berikut adalah beberapa penyebab yang mungkin membuat seseorang kurang percaya diri, antara lain :

  • M i n d e r

Beberapa orang lebih memilih duduk di pojok ruangan pertemuan sosial atau di kursi belakang ruang rapat, karena dia merasa rendah diri atau minder ? Status sosial, latar belakang pendidikan dan penampilan bisa membuat seseorang menjadi minder.

Apabila Anda merasa seperti itu, ingatlah bahwa banyak tokoh atau pengusaha besar yang sukses tanpa memiliki pendidikan formal yang tinggi. Apabila Anda tidak memiliki pendidikan formal yang tidak terlalu baik, profil mereka tentu bisa membantu Anda untuk mengembangkan rasa percaya diri Anda. Memang banyak perusahaan atau instansi yang menjadikan latar pendidikan formal sebagai syarat untuk menduduki suatu posisi tertentu, kalau demikian mulailah berencana untuk mengikuti pendidikan formal. Tetapi ketika Anda berbicara, orang lain tidak melihat latar belakang pendidikan Anda, isi dan cara Anda menyampaikannya, itulah yang mereka lihat.

Jangan menjebak diri Anda sendiri ke dalam praktek yang membandingkan fitur terburuk Anda dengan fitur terbaik orang lain. Belum tentu orang tersebut sehebat yang Anda bayangkan, bisa saja Anda justru yang lebih hebat dari orang tersebut. Oleh karena yakinlah dengan segala kelebihan yang Anda miliki.

  • Penampilan

Continue reading

PERCAYA DIRI ( Bagian 1)

PDKetika Federasi Mountaineering Indonesia menunjuk Franky Kowaas sebagai perwakilan Indonesia untuk menaklukkan tujuh puncak  gunung tertinggi di tujuh benua di dunia (seven summitts), banyak orang yang meragukan kemampuannya. Alasan mereka adalah karena Franky tidak memiliki banyak pengalaman mendaki gunung dengan usianya yang sudah 47 tahun.  Namun Franky menepis keraguan itu dengan berkomentar demikian “Pengalaman mendaki gunung saya memang tidak banyak, hanya di Sulawesi Utara dan Papua, akan tetapi saya sudah 38 kali mendaki Cartensz Pyramid yaitu salah satu dari seven summitts yang terdapat di benua Australia dan Oceania. Saya juga banyak bertemu dengan seven summitters dan mereka bilang bahwa secara teknik dan fisik saya tidak ada masalah”.  Franky juga menjelaskan bahwa banyak pendaki yang sudah tua sukses menaklukkan puncak-puncak tertinggi dunia.

Ketika Presiden Republik Indonesia Susilo Bambang Yudoyono mengajukan nama Agus Dwi Martowardojo dan Raden Pardede sebagai calon Gubernur Bank Indonesia (BI), sebagian besar anggota Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia meragukan kemampuan mereka untuk memimpin BI dengan alasan bahwa mereka tidak cukup memiliki pengalaman. Meskipun kedua orang tersebut akhirnya gagal dalam uji kelayakan dan kepatutan ( fit and proper test ) yang diselenggarakan DPR tapi hal yang menarik adalah ketika Raden Pardede menyatakan bahwa dia tidak harus memiliki pengalaman sebagai Gubernur BI untuk menjadi Gubernur BI.

Memang latar belakang pendidikan, pengalamanan, IQ dan usia merupakan faktor yang mempengaruhi keberhasilan seseorang. Namun banyak orang yang tidak memiliki latar pendidikan yang tinggi, yang tidak memiliki IQ tinggi, orang-orang muda dan yang sudah lanjut usia sekalipun, tapi dengan kemauan, usaha, kerja keras dan rasa pecaya diri ( pede ) yang tinggi mereka bisa mencapai kesuksesan yang luar biasa.

Percaya diri terbentuk bukan dari apa yang Anda lakukan, namun dari keyakinan diri untuk melakukan segala sesuatu yang Anda inginkan. – Barbara De Angelis, PhD.

Percaya diri terbentuk bukan dari apa yang sudah Anda lakukan, namun dari keyakinan diri untuk melakukan sesuatu yang Anda inginkan. Percaya diri itu lahir dari kesadaran bahwa jika Anda memutuskan untuk melakukan sesuatu, sesuatu itu pula yang akan Anda lakukan.

Bila ingin mencapai kesuksesan, Anda harus terlebih dulu percaya pada diri Anda sendiri, karena Anda sudah meragukan diri Anda sendiri, maka kemungkinan besar Anda tidak akan berhasil dalam banyak hal. You can, because you think you can.

Ronny Siagian

THE ART OF LISTENING

ListeningKemampuan berkomunikasi sering kali hanya diidentikkan dengan kemampuan seseorang dalam menyampaikan pesan, padahal dalam berkomunikasi terutama dalam komunikasi verbal, kemampuan mendengar mutlak diperlukan. Permasalahannya adalah bahwa sering sekali seorang pimpinan sangat mendominasi pembicaraan ketika berbicara dengan anak buahnya, sepertinya anak buah tidak diberi kesempatan untuk berbicara. Orang seperti ini biasanya sering mengeluh karena kinerja anak buahnya yang tidak memuaskan.

 Memang kalau dilihat sepintas lalu, mendengar bukanlah sesuatu yang sulit dilakukan, tetapi pada praktiknya kita lebih senang berbicara atau berkomentar daripada mendengarkan. Mendengarkan dengan baik merupakan salah satu keahlian yang harus dimiliki oleh mereka yang ingin berhasil di bidang kehidupan yang sedang dijalaninya, apakah sebagai seorang pemimpin, pelajar, pengajar, pebisnis, pedagang atau pejabat pemerintah. Jika kita memiliki keahlian untuk mendengarkan, maka kita akan menjadi orang bijak yang tahu mengambil keputusan-keputusan yang tepat di dalam hidup ini. “Baiklah orang yang bijak mendengar dan menambah ilmu dan baiklah orang yang berpengertian memperoleh bahan pertimbangan.” ( Amsal Sulaiman )

 MENDENGAR DENGAN TUBUH

Continue reading

LEAD YOURSELF – Before Leading Others –

LeaderAda anggapan bahwa menjadi seorang pemimpin adalah suatu kedudukan yang terhormat dan seorang pemimpin akan mendapatkan penghasilan yang lebih baik dari orang-orang yang dipimpinnya. Anggapan seperti itu membuat banyak orang yang berlomba-lomba untuk menjadi seorang pemimpin. Hal itu tidak selalu benar meskipun pada umumnya dalam organisasi komersial memang pemimpin seringkali memperoleh benefit yang lebih baik dibandingkan orang-orang yang dipimpin.

 Pemimpin dan kepemimpinan adalah dua hal yang tidak bisa dipisahkan karena kepemimpinan pasti melekat pada sosok pemimpin itu sendiri. Masalahnya adalah apakah pemimpin tersebut memiliki kepemimpinan yang bagus atau tidak karena hal tersebut akan berdampak kepada hasil yang akan diperoleh oleh organisasi tersebut ataupun si pemimpin itu sendiri.

Seorang pemimpin tentunya harus bisa memimpin orang lain. Akan tetapi sebelum menjadi seorang pemimpin yang memimpin banyak orang, ada persyaratan yang harus dimiliki : dia harus bisa memimpin dirinya sendiri. Jadi starting point dari semua kepemimpinan adalah belajar memimpin diri sendiri. Di dunia militer diajarkan bahwa untuk menjadi pemimpin yang baik terlebih dahulu Anda harus menjadi pengikut yang baik. Dan hal ini berlaku juga dalam kehidupan kita secara umum.

 Berikut ada tujuh hal yang akan menuntun perjalanan Anda untuk memimpin diri Anda sendiri.

 Exhibit Self Control

Continue reading