BERKOMUNIKASI DENGAN BAWAHAN

Berkomunikasi dengan BawahanTeman saya Sabariah, seorang guru, mengeluh tentang kepala sekolahnya, “Bapak itu bisanya cuman perintah dan marah-marah saja, sebenarnya dia itu nggak ngerti apa-apa”, katanya dengan nada kesal. Sepertinya bukan hanya Sabariah yang pernah mengatakan seperti itu, mungkin Anda juga pasti sudah banyak mendengar keluhan yang sama dari teman-teman Anda.

Memang, pada umumnya bos atau atasan cenderung berkomunikasi dengan anak buah dalam bentuk satu arah saja. Dalam memberikan informasi ataupun instruksi, para atasan kurang memperhatikan kondisi dan kebutuhan dari anak buahnya. Hal itu membuat anak buah tidak sungguh-sungguh mengerti apa yang dimaksudkan oleh atasannya. Akhirnya atasan kecewa dan marah-marah.

Apabila Anda mengharapkan anak buah Anda melakukan sesuai dengan yang Anda maksudkan, maka Anda harus mengkomunikasikannya dengan jelas. Berikut ini, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan ketika berkomunikasi dengan anak buah :

  • Anda harus menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh anak buah. Sesuaikan bahasa Anda dengan tingkat pendidikan dan kebiasaan mereka.
  • Anda bisa memberikan illustrasi, gambar ataupun contoh-contoh yang bisa membuat mereka semakin memahami maksud Anda.
  • Berikan kesempatan bagi mereka untuk bertanya.
  • Tanyakan kembali apakah mereka sudah mengerti apa yang Anda sampaikan. Minta mereka menjelaskan apa yang sudah mereka pahami. Kalau belum sesuai, segera dibenarkan dan minta mereka menjelaskannya kembali.
  • Berika pujian dan motivasi agar mereka melaksanakan instruksi Anda dengan baik.
  • Bimbinglah mereka dalam melaksanakan pekerjaan yang Anda berikan.
  • Pemperhatikan dan berempatilah atas persoalan-persoalan yang mereka hadapi.

Kalau anak buah Anda sudah bekerja dengan baik, maka target-target yang Anda berikanpun akan tercapai. Dengan demikian Anda bisa bergerak lagi ke arah pencapaian yang lebih tinggi.

Ronny Siagian

Advertisements

BERKOMUNIKASI DENGAN REKAN KERJA

Effective-CommunicationBerkomunikasi dengan rekan kerja adalah aktifitas yang mau tidak mau harus Anda kerjakan. Bahkan setiap hari. Anda tidak bisa mengelak dari aktifitas tersebut.

Coba banyangkan, di pagi hari Anda datang ke kantor, seharian tidak berbicara dengan siapapun. Anda memilih berdiam diri saat menunggu mesin foto copy dan printer yang masih dipergunakan orang lain. Anda hanya menggelengkan kepala ketika seseorang menanyakan sesuatu kepada Anda. Dan ketika mengikuti rapat, Anda memilih untuk berdiam diri. Anda mengerjakan sendiri segala sesuatu yang Anda butuhkan. Makan siang sendirian, pulang kerjapun tanpa pamitan. Sepertinya hal itu tidak akan mungkin terjadi bukan.

Sesungguhnya komunikasi dengan rekan kerja akan selalu Anda kerjakan. Tapi yang perlu Anda perhatikan adalah bagaimana berkomunikasi yang baik dengan mereka. Komunikasi yang baik akan menciptakan suasana yang nyaman bagi Anda dalam meniti karier.

Berikut adalah beberapa tips yang perlu Anda perhatikan dalam berkomunikasi dengan rekan kerja :

  • Menyapa rekan kerja dengan ucapan selamat pagi, merupakan komunikasi pembuka yang paling baik. Anda bisa menyapa dengan “apa kabar?” ketika mereka terlihat kurang ceria. Tunjukkan sikap empati pada saat mereka sedang bersedih atau sedang ada masalah. Anda bisa menawarkan bantuan kalau mereka terlihat membutuhkannya.
  • Berikanlah pujian untuk sesuatu yang patut dipuji kepada rekan Anda. Tapi jangan lakukan kalau hanya berbasa-basi.
  • Kalau Anda meminta bantuan dari mereka, mintalah dengan cara yang sopan.
  • Kalau Anda mengetahui bahwa rekan Anda melakukan kesalahan atau kekeliruan, sampaikanlah dengan cara yang bijak. Jangan sampai mereka merasa dihakimi atau dijatuhkan. Perlihatkanlah bahwa Anda melakukannya agar dia menyadari dan menjadi lebih baik.
  • Kalau Anda ingin memberikan pendapat atau masukan dalam suatu pembicaraan, diskusi atau meeting, lakukanlah dengan cara yang sopan, tanpa ada tendensi hanya menguntungkan diri sendiri.
  • Kalau Anda secara sengaja atau tidak sengaja melakukan kesalahan, maka berbesar hatilah untuk mengakuinya dan meminta maaf kepada orang yang sudah Anda repotkan atau lukai.
  • Jagalah kerahasian dari rekan kerja Anda.

Ronny Siagian

BERKOMUNIKASI DENGAN BAIK

Foto Ronny SiagianSebagai seorang karyawan tentunya Anda sudah sering diperhadapkan dengan berbagai masalah di tempat Anda bekerja. Memang, dimanapun kita bekerja, masalah akan selalu ada, tidak akan pernah habis. Tapi kalau kita perhatikan, ternyata kebanyakan permasalahan lebih disebabkan karena kurang efektifnya komunikasi diantara para karyawan.

Kesalahan desain produk yang terjadi di perusahaan manufaktur, bukan semata-mata karena para insinyur tidak bisa mengerjakannya, akan tetapi karena adanya perbedaan persepsi atas informasi yang diterima. Instruksi dari pimpinan yang tidak dilaksanakan oleh anak buah bukan karena anak buah yang membangkang, akan tetapi lebih sering karena mereka tidak mengerti dengan jelas isi dan maksud dari instruksi tersebut. Demikian juga dengan tindakan atau keputusan yang diambil oleh pimpinan, menjadi tidak tepat sasaran karena informasi yang diterima oleh anak buah tidak mencukupi.

Karena banyaknya masalah komunikasi yang timbul di dalam organisasi, maka para pemimpin selalu menekankan akan pentingnya menjalin komunikasi diantara para karyawannya.

Kemampuan berkomunikasi menjadi suatu keharusan bagi seorang karyawan dalam menjalankan tugasnya sehari-hari. Namun lebih dari itu, kemampuan berkomunikasi yang efektif, bisa menjadi sarana untuk meningkatkan karier seorang karyawan di tempatnya bekerja.

Yanto seorang karyawan baru yang diterima sebagai stock keeper di gudang alat-alat berat di salah satu mine site dari perusahaan kontraktor tambang milik orang asing, tentu pengalamannya masih kalah dibandingkan dengan karyawan-karyawan seniornya. Namun kemampuannya dalam berbahasa Inggris membuat dia menjadi orang yang dipercaya oleh superintendentnya dalam memberitahu tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh karyawan lainnya. Kemampuannya dalam memahami pembicaraan dan pemikiran dari superintendentnya dan kemudian kemampuannya dalam mengomunikasikannya kepada karyawan lain, membuat dia dipercaya menjadi seorang pemimpin kelompok (group leader).

Mungkin Anda juga sering mendengar atau memperhatikan bahwa mereka yang menguasai teknik-teknik berkomunikasi yang baik, terlihat lebih menonjol dan menjadi seorang pemimpin dimanapun dia berada. Oleh karena itu, apabila karier Anda ingin melejit,  pelajarilah cara berkomunikasi yang efektif.

Ada banyak model komunikasi yang terjadi diantara karyawan, namun yang akan kita bahas dalam bab ini adalah bentuk komunikasi yang terjadi diantara para karyawan berdasarkan hirarki atau struktur organisasi.

  • Berkomunikasi dengan Atasan
  • Berkomunikasi dengan Rekan Kerja
  • Berkomunikasi dengan Bawahan

Ronny Siagian

BE POSITIVE

positive_thinking_1087895Pernahkah Anda mendengar komentar seseorang yang mengatakan “saya merasakan ada aura negatif di tempat ini”. Saya bilang dia sok tahu ! Tapi diam-diam saya mencoba  mengoptimalkan semua indera perasaan saya siapa tahu saya bisa merasakan seperti halnya orang tersebut. Ayo, mari ikut dengan saya membayangkan ketika kita berada dalam suatu ruangan dimana terdapat orang-orang yang selalu marah-marah, wajah sinis, penuh gossip, ucapan menyindir dan menyakiti hati, tekanan berlebihan, wajah stress mungkin kita akan setuju dengan komentar orang tersebut.  Sebaliknya mari kita bayangkan ketika kita berada dalam suatu ruangan dimana terdapat orang-orang yang selalu senyum, menyapa dengan ramah, kata-kata yang menghibur dan menguatkan, wajah ceria, kata-kata pujian dan penuh semangat oh.. indah sekali, mungkin ini namanya aura positif.

 Kalimat Positive Thinking mungkin sudah sering kita dengar, tapi mari kita coba bedakan berdasarkan objeknya, yaitu berpikir positif terhadap diri sendiri, berpikir positif terhadap orang lain, berpikir positif terhadap pekerjaan, dan berpikir positif terhadap dunia sekitar kita.

 a.     Positif terhadap diri sendiri

 Berpikir positif terhadap diri sendiri, berarti pertama-tama melihat dan menyikapi diri sendiri dari sisi positif. Termasuk dalam hal ini menerima diri sendiri, menyadari kekurangan dan kelebihan diri sendiri, menghargai diri sendiri, serta terutama membangun dan memimpin diri sendiri. Hasil paling nyata dari pikiran positif adalah lahirnya rasa percaya diri yang kuat namun sehat.

Bagaimana mungkin orang bisa berkembang dengan motivasi yang kuat apabila dia sendiri selalu berpikir negatif tentang dirinya sendiri. Sedikit-sedikit menyalahkan diri sendiri. “Ah, dasar gue emang bodoh, emang gue dilahirkan menjadi pecundang, gue nggak pernah benar”.

Pikiran negatif seperti itu akan menteror Anda habis-habisan, dan suatu saat Anda akan berakhir secara mengerikan. Hilangkan pikiran seperti itu. Anda diciptakan oleh Sang Pencipta dengan segala kelebihan, Anda memiliki banyak kelebihan yang orang lain tidak memilikinya. Pikirkanlah selalu kelebihan Anda, jangan ditutupi tapi berikan ruang gerak bagi kelebihan Anda. Anda akan menjadi orang yang HEBAT.

 b.    Positif terhadap orang lain.

  Continue reading

THE ART OF LISTENING

ListeningKemampuan berkomunikasi sering kali hanya diidentikkan dengan kemampuan seseorang dalam menyampaikan pesan, padahal dalam berkomunikasi terutama dalam komunikasi verbal, kemampuan mendengar mutlak diperlukan. Permasalahannya adalah bahwa sering sekali seorang pimpinan sangat mendominasi pembicaraan ketika berbicara dengan anak buahnya, sepertinya anak buah tidak diberi kesempatan untuk berbicara. Orang seperti ini biasanya sering mengeluh karena kinerja anak buahnya yang tidak memuaskan.

 Memang kalau dilihat sepintas lalu, mendengar bukanlah sesuatu yang sulit dilakukan, tetapi pada praktiknya kita lebih senang berbicara atau berkomentar daripada mendengarkan. Mendengarkan dengan baik merupakan salah satu keahlian yang harus dimiliki oleh mereka yang ingin berhasil di bidang kehidupan yang sedang dijalaninya, apakah sebagai seorang pemimpin, pelajar, pengajar, pebisnis, pedagang atau pejabat pemerintah. Jika kita memiliki keahlian untuk mendengarkan, maka kita akan menjadi orang bijak yang tahu mengambil keputusan-keputusan yang tepat di dalam hidup ini. “Baiklah orang yang bijak mendengar dan menambah ilmu dan baiklah orang yang berpengertian memperoleh bahan pertimbangan.” ( Amsal Sulaiman )

 MENDENGAR DENGAN TUBUH

Continue reading

MANAGEMENT STYLE

Kalau budaya perusahaan ( corporate culture ) disebut sebagai nilai-nilai atau keyakinan yang menghasilkan pola prilaku tertentu  dari keseluruhan sumber daya manusia yang ada dalam suatu perusahaan maka gaya manajemen ( management style ) lebih bersifat kepada bagaimana cara atau style dari para pemimpin memperlihatkan budaya yang berlaku di perusahaan tersebut.  Oleh karena itu gaya manajemen sangat dipengauhi oleh gaya kepemimpinan dari board of  commissioners ataupun board of directors.

 Hingga saat ini, perusahaan-perusahaan yang ada di Indonesia belum memiliki gaya manajemen yang khas yang bisa disebut gaya management Indonesia, akan tetapi merupakan adopsi atau kombinasi dari gaya manajemen dari negara-negara seperti Jepang, China,  Amerika atau Eropa ( Barat ).

 Jika Anda adalah karyawan yang baru bergabung di salah satu perusahaan dengan gaya management Jepang yang kental dengan unsur kesenioran, maka Anda harus menonjolkan unsur-unsur positip lainnya seperti kepemimpinan Anda dalam memajukan team work. Namun bila Anda bekerja di perusahaan dengan gaya manajemen Amerika atau Eropa, Anda tidak perlu kuatir meskipun Anda bukan karyawan senior, namun Anda harus menunjukkan kemampuan analisa Anda dan menunjukkan terobosan-terobosan untuk menciptakan berbagai efisiensi dalam perusahaan tersebut. Jika Anda bekerja di perusahaan dengan gaya manajemen China atau Chinese Family-Owned Entreprise, maka Anda harus memiliki jiwa kekeluargaan dan dedikasi yang kuat terhadap perusahaan. 

 Dengan memahami gaya manajemen perusahaan dimana Anda bekerja, maka Anda akan lebih enak bekerja dan langkah Anda menuju tingkat yang lebih tinggi ( Go To The Higher Level by Ronny Siagian ® ) akan lebih ringan.

 Ronny Siagian